E-Mails, die über eine @solar-scouts.de Adresse verschickt werden, werden automatisch dem Interessenten-Journal zugeordnet. Wir denken, das ist ein nettes Feature, da alle anderen im Bezirk diese E-Mails lesen können. Man kann sich somit gegenseitig immer auf dem neuesten Stand halten
Prinzipiell wird jede E-Mail, die über den E-Mail Server verschickt oder empfangen wird, daraufhin überprüft, ob sie einem Interessenten zugeordnet werden kann. Insbesondere durchlaufen alle E-Mails an oder von Gruppenaccounts (obere-neckarvororte@solar-scouts.de) diesen Prozess.
Persönliche E-Mail Adressen (wie sunny.sideup@solar-scouts.de) müssen jedoch explizit dafür freigeschaltet werden.
Hinweis: eine „persönliche“ SolarScout E-Mail Adresse muss hierfür freigeschaltet werden
Wir verstehen auch, wenn jemand das automatisierte Teilen von Mails mit den anderen Scouts im Bezirk nicht möchte. Daher funktioniert der Automatismus für personenbezogene E-Mail Adressen nach einem „Opt-In“ Verfahren. Bitte also zuerst das Formular ausfüllen und abschicken, falls die Teilnahme am Interessenten-Journal gewünscht wird.
Wie funktionierts:
Die Zuordnung zu einem Interessenten kann natürlich nur für E-Mails funktionieren, bei denen der Sender oder der Empfänger eine uns bekannte E-Mailadresse besitzt. Dies ist dann der Fall, wenn die E-Mailadresse des Interessenten in der Datenbank eingetragen ist.
Eingehende E-Mails:
Wird die Absender-E-Mail in der Interessenten-Datenbank gefunden, dann wird ein Eintrag im Journal erstellt.
Beispiel:
Wir haben einen Interessenten in der Datenbank mit der E-Mailadresse „interessent@beispiel.com“.
Schickt diese E-Mailadresse nun eine E-Mail an einen SolarScout oder an die Bezirksadresse, so wird diese automatisch im Journal des Interessenten angezeigt. In der Journalansicht sieht man nur einen Teil der E-Mail, mit dem Button View kann man sich die gesamte E-Mail anschauen und auch eventuelle Attachments anzeigen lassen oder herunterladen.
Ausgehende E-Mails:
Wird die E-Mail an einen Interessenten verschickt, so landet diese ebenfalls automatisch im Journal, falls der Absender optiert hat, am automatischen Interessenten-Journal teilzunehmen oder falls die Mail von einem Gruppen-Account verschickt wurde.
Sonstige E-Mails
Außerdem besteht noch die Möglichkeit Informationen in die Betreffzeile einer Email einzugeben, so dass der Interessent daran erkannt werden kann. Damit können dann auch E-Mails dem Interessenten zugeordnet werden, die weder als Empfänger noch als Sender die Interessenten E-Mailadresse besitzen. Dies ist typischerweise der Fall, wenn ein Scout eine Interessenten-Kommunikation über seinen „privaten“ (d.h. nicht @solar-scouts.de) Account abgewickelt hat oder hatte.
Dazu muss in der Betreffzeile ein zusätzlicher Eintrag mit der Interessenten E-Mail Adresse in einem bestimmten Format erfolgen. (solarscouts#interessent@beispiel.com). Die Betreffzeile darf über diesen (Klammer-)Inhalt hinaus auch noch „normale“ Betreff-Info enthalten.
Wichtig: Klammern, solarscouts, hashtag (#), email
Dann schickt man diese E-Mail an journal.wp@solar-scouts.de – selbstredend kann man auch E-Mails forwarden. Wichtig ist nur der Zusatz im Betreff. Warum journal.wp@solar-scouts.de? Das ist eine Hilfs-Adresse, um genau Mails von „außen“ doch in das Interessen-Journal zu bekommen.
E-Mails an journal.wp@solar-scouts.de werden von niemandem gelesen.
Die Email sollte also so aussehen
An: journal.wp@solar-scouts.de
Betreff: Fw: Alte Balkonanlage entsorgen (solarscouts#interessent@beispiel.com)
Auch E-Mails an andere Accounts (@solar-scouts.de) funktionieren analog, wenn die Interessenten E-Mail Adresse im Betreff eingetragen ist.
Beispiel:
Nochmals kurz eine Zusammenfassung, wann eine E-Mail zugeordnet wird
Voraussetzungen
- E-Mail geht über den solar-scouts.de E-Mail Server
- Beim Interessenten ist eine E-Mail Adresse hinterlegt
- Der SolarScout ist Sender oder Empfänger und hat seine E-Mail freigeschaltet
- und eine der 3 Möglichkeiten
- Sender steht in der Datenbank
- Empfänger steht in der Datenbank
- Im Betreff befindet sich ein korrekter Eintrag der Art
(solarscouts#interessen@beispiel.com)
